Loven omfatter hele den offentlige forvaltning og angiver minimum for, hvad borgerne har ret til at få aktindsigt i. Retten til aktindsigt omfatter alle dokumenter i en sag fx også kort, tegninger, film og journalfortegnelser. Kommunen kan dog ikke give aktindsigt i oplysninger, der er omfattet af særlige regler om tavshedspligt.
Enhver har ret til aktindsigt efter offentlighedsloven - for eksempel også unge under 18 år og udlændinge, der ikke bor i landet. Drejer det sig om borgerens egen sag, eller er borgeren part i en sag, dvs. direkte berørt at en myndigheds afgørelse, har borgeren krav på aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. Forvaltningsloven giver en større adgang til aktindsigt end offentlighedsloven.
Der er ingen krav til, hvordan borgeren skal anmode om aktindsigt. Det kan ske via brev, fax, e-mail, telefon eller ved personlig henvendelse. Der er ikke krav om, at borgeren skal begrunde ønsket om aktindsigt, og det er heller ikke nødvendigt at borgeren kender journalnummeret eller betegnelsen for den sag, som vedkommende ønsker aktindsigt i. Som medarbejdere i kommunen skal vi vejlede, men det er dog nødvendigt, at borgeren kender sagen eller dokumentets eksistens. Offentlighedsloven giver ikke ret til indsigt i sager, som ikke nærmere kan identificeres.
Aktindsigt skal kun gives i eksisterende materiale i sagen, og kommunen er således ikke forpligtet til at udarbejde materiale, analyser, statistikker m.m.
Kommunen skal imødekomme anmodning om aktindsigt så hurtigt som muligt. Hvis kommunen ikke inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen kan give eller afslå aktindsigt, skal borgeren underrettes om årsagen til, at afgørelsen endnu ikke er truffet, og om hvornår borgeren kan forvente at få den endelige afgørelse. Udgangspunktet på 7 arbejdsdage kan undtagelsesvis fraviges f.eks. på grund af sagens omfang eller kompleksitet.
Borgeren har altid krav på at få en begrundelse, hvis kommunen ikke fuldt ud imødekommer anmodningen om aktindsigt.
Som regel vil borgeren få aktindsigt i form af kopi af sagens dokumenter. Hvis der er tale om et betydeligt antal dokumenter, eller hvis disse pga. deres form er svære at kopiere, kan kommunen dog bestemme, at aktindsigten skal gennemføres ved, at borgeren får lejlighed til at gennemse akterne.
Justitsministeriet har fastsat regler for betaling af kopi af papirer, der udleveres efter reglerne i offentlighedsloven.
Den, der er part i en sag, har ret til aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. Forvaltningslovens regler om aktindsigt giver parten en større (men dog ikke ubegrænset) adgang til aktindsigt - end reglerne i offentlighedsloven. Sagsbehandleren kan oplyse parten herom.
Typer af sager, hvor borgeren ikke kan få aktindsigt
Offentlighedslovens udgangspunkt er, at alle borgere har ret til aktindsigt. Randers Kommune vil i vidt omfang give aktindsigt ud over, hvad offentlighedsloven kræver som minimum - naturligvis altid med respekt for reglerne om tavshedspligt. Men der er dog visse typer af sager, hvor kommunen pga. offentlighedslovens regler ikke må give aktindsigt.
De vigtigste undtagelser er:
- Straffesager og sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige.
- I personalesager kan du kun få oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser.
- For ansatte i chefstillinger må oplysninger om disciplinære sager, som er mindre end to år gamle, udleveres.
Efter offentlighedsloven er interne arbejdsdokumenter som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt.
Interne arbejdsdokumenter er:
- dokumenter, som kommunen udarbejder til eget brug.
- breve inden for kommunen og forvaltningerne.
- breve mellem kommunalbestyrelsen og dens udvalg, organer og forvaltninger.
Borgeren har dog i nogle tilfælde krav på aktindsigt i interne dokumenter. Det drejer sig fx om interne dokumenter, som kun indeholder kommunens endelige beslutning i sagen eller kun indeholder oplysninger, der er omfattet af notatpligt.
Selv om der er tale om interne dokumenter, har borgeren krav på at få aktindsigt i oplysninger om faktiske omstændigheder i sagen, der ikke fremgår af andre dokumenter end de interne. Kommunen skal uddrage disse oplysninger ud fra de pågældende interne dokumenter.
Andre specielle dokumenter kan være undtaget fra aktindsigt, fx kommunens brevveksling med en advokat i forbindelse med retssager eller dokumenter i forbindelse med aftaler om indkøb, tilbud mv.
Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om fortrolige forhold som fx:
- Oplysninger om enkeltpersoners private eller økonomiske forhold
- Oplysninger om private virksomheders drifts- eller forretningsforhold eller tekniske indretninger
Væsentlige hensyn til det offentliges, herunder kommunens, interesser kan efter en konkret vurdering bevirke, at aktindsigt kan begrænses.
Det gælder fx:
- Hensynet til gennemførelse af kommunes kontrol- eller planlægningsopgaver
- Hensynet til kommunens forretningsvirksomhed og økonomiske interesser
Klagemuligheder
Statsforvaltningen Midtjylland fører efter reglerne i den kommunale styrelseslov et lovligheds tilsyn med Randers Kommune. Tilsynet er dog kun kompetent til at behandle en klage, når der ikke er nogen særskilt klageinstans. Da det sjældent er tilfældet i aktindsigtssager efter offentlighedsloven, er tilsynet kompetent til at behandle de fleste klager over afslag på aktindsigt.
Adressen til Statsforvaltningen Midtjylland er St. Blichers Vej 6, Postboks 151, 6950 Ringkøbing
Folketingets Ombudsmand udøver kontrol med den offentlige forvaltning og påser bl.a., at Randers Kommune handler lovligt og i overensstemmelse med god forvaltningsskik.
Folketingets Ombudsmand er ikke en egentlig klageinstans, men kan på eget initiativ eller på grundlag af en klage undersøge en sag nærmere.
Kontakt den afdeling i kommunen, der har sagen.
Ønsker borgeren at få aktindsigt i en sag, skal vedkommende henvende sig til den afdeling i kommunen, der har med den pågældende sag at gøre.