Randers Kommune kan stille lokaler til rådighed for den partipolitiske diskussion i forbindelse med et kommunalvalg, og i det hele taget i forbindelse med generelle politiske arrangementer. Det kan både være hvor flere partier deltager, og hvor det er et enkelt parti, der afholder arrangementer.
Det er ikke en betingelse, at det arrangement, som lokaleudlånet skal dække, er åbent for alle. Det er derimod en forudsætning, at alle partier har lige adgang til lokalerne, og at et eller flere partier eller byrådsmedlemmer ikke fortrinsstilles.
De nærmere retningslinjer for lokaleudlånet er besluttet af gruppeformændene den 13. september 2017.
En række praktiske forhold gør således, at institutionerne har forskellige vilkår for at stille de nødvendige rammer for møder til rådighed. Det kan f.eks. være spørgsmål om forplejning, åbningstider, ressourcer, samt mulighed for at lukke og slukke, hvis møderne afholdes om aftenen. Af denne grund er det derfor alene lokalerne på vedlagte liste i bilag 2, der kan benyttes. Lokalerne på Laksetorvet og Det Gamle Rådhus kan i forlængelse heraf ikke benyttes.
Lokalerne lånes ud på de vilkår, der i øvrigt gælder for eksternes bruge af de specifikke lokaler, så partierne ikke bliver fortrinsstillede. Det vil sige, at der kan være betaling for forplejning mv.
Såfremt et parti ønsker at låne et lokale til et valgmøde i forbindelse med kommunalvalget gælder følgende:
- Partiet kontakter institutionen (fra listen) og aftaler nærmere omkring arrangementet.
- Når aftalen er indgået, oplyser institutionen Borgmesterkontoret om, at partiet afholder valgmøde den pågældende dato.
- Randers Kommune laver ikke journalistiske indslag fra arrangementerne og udsender heller ikke meddelelser til pressen om et forestående arrangement.
Udover at partierne selv ønsker at afholde valgmøder, kan der være institutioner, som i kraft af deres opgave kan vælge at afvikle valgmøder. Det kan f.eks. være biblioteket, som i formidlings øjemed vælger at sætte fokus på bestemte emner i forbindelse med valget, eller det kan være en skole, som i forbindelse med demokratiprojekter eller lignende, tilrettelægger et valgmøde, så eleverne får variation i undervisningen.
Også i disse tilfælde gælder det, at partierne har lige adgang til at deltage i arrangementerne. Dette betyder, at institutioner, der afholder valgmøder, skal invitere alle opstillingsberettigede partier til at deltage i arrangementet.